Project Design Management (PDM)

โลกทุกวันนี้เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว ส่งผลให้การดำเนินงานในทุกภาคส่วน ทั้งภาคบริการในสาธารณะ และภาคธุรกิจ ต้องมีการปรับตัวให้เหมาะสมกับปัจจัยแวดล้อมที่มีอยู่ ประกอบกับข้อจำกัดของทรัพยากรทั้งหลาย ไม่ว่าจะเป็นความรู้ ความเข้าใจ ความสามารถของพนักงานที่มีอยู่ เงินลงทุน วัสดุอุปกรณ์ รวมทั้งความรู้ความสามารถในการใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่ ซึ่งเป็นสิ่งจำเป็นในการดำเนินธุรกิจในปัจจุบันนี้ ที่กล่าวมานั้นเป็นเหตุผลที่จะนำไปสู่ความจำเป็นที่จะต้องมีการวางแผน มีการวางแผนงานโครงการที่เหมาะสมเพื่อให้ภารกิจและการดำเนินงานของทุกหน่วยงานสามารถใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ได้อย่างประหยัดมีคุณค่าสูงสุด และดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ก่อให้เกิดผลลัพธ์อย่างมีประสิทธิผลตรงตามเจตนารมณ์และเป้าหมายของหน่วยงานของท่าน หลักสูตร PDM จะช่วยให้ผู้เข้ารับการฝึกอบรมได้เรียนรู้เรื่องการวางแผนโครงการ โดยเฉพาะใน 4 เรื่องที่สำคัญด้วยกัน กล่าวคือ

1. ความสำคัญของการวางแผนโครงการ

• การวางแผนโครงการคืออะไร
• การวางแผนโครงการมีประโยชน์อย่างไร
• องค์ประกอบและคุณลักษณะที่สำคัญของการวางแผนโครงการมีอะไรบ้าง เช่น ต้องมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ต้องมีกระบวนการในการวิเคราะห์อย่างเป็นระบบเป็นต้น
• เรื่องของกระบวนการและขั้นตอนในการวางแผนโครงการที่จำเป็น และจะได้มีการเรียนรู้ว่ามีอะไรบ้าง และมีความสัมพันธ์เชื่อมโยงกันอย่างไร
• วงจรของการวางแผนโครงการเป็นอะไร และอย่างไร
• กระบวนการของการวางแผนโครงการนั้นวางแผนอย่างไร เพื่อให้เกิด smart project ในอนาคตได้
• เรื่องของจะวางแผนอย่างไรเพื่อให้สามารถกำหนดผู้รับบริการให้เป็นศูนย์กลางของการดำเนินงานโครงการในอนาคตได้

ทั้งหลายเหล่านี้จะเป็นเรื่องของความสำคัญของการวางแผนโครงการ

2. ปัจจัยและเครื่องมือที่เหมาะสมในการวางแผนโครงการ สำหรับปัจจัยนั้นมีความสำคัญ มีปัจจัยอะไรบ้างที่สำคัญสำหรับการวางแผนโครงการ

• ขั้นตอนของการวางแผนโครงการที่ควรจะรู้ ความรู้ที่จำเป็น เช่น Core Competency หรือ ความรู้อื่นๆ จะมีอะไรบ้างนั้นคงต้องมาพูดคุยกันในการฝึกอบรม
• เครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการวางแผนโครงการ ในทางทฤษฎีได้มีผู้รู้ นักวิชาการ ได้คิดค้นพัฒนาเครื่องมือที่เหมาะสมสำหรับการวางแผนโครงการ ตั้งแต่ในอดีตจนถึงปัจจุบัน เครื่องมือนั้นมีมากมาย เรียกชื่อย่อกันต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น PCM, PMC, PDM, PPM และยังมีอีกเยอะ ขึ้นอยู่กับว่าเราจะเลือกอะไรที่เหมาะสม และสามารถที่จะปรับใช้ได้กับทุกหน่วยงาน หรือปรับใช้ได้กับทุกภารกิจที่แต่ละหน่วยงานมีความแตกต่างกันในเรื่องของความจำเป็น ซึ่งก็เป็นอีกหนึ่งหัวข้อที่จำเป็นต้องมีการเรียนรู้กัน

ขั้นตอนสำคัญในการวางแผนโครงการ ในการบวนการการวางแผนโครงการนั้น ขั้นตอนหลักๆของการวางแผนโครงการแยกได้ 2 ระดับ

• กลุ่มแรก เป็นกลุ่มหรือขั้นตอนของการวิเคราะห์โครงการ การวิเคราะห์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพื่อที่จะนำไปใช้สำหรับการวางแผนโครงการมีอยู่อย่างน้อย 4 กลุ่มด้วยกัน คือ

1. การวิเคราะห์ หน่วยงานก็ดี บุคคลก็ดี สถาบันก็ดี ที่เกี่ยวข้องกับการวางแผนโครงการในเรื่องนั้นๆ
2. การวิเคราะห์อันที่ 2 คือ ปัจจุบันมีปัญหาอะไร คือ การวิเคราะห์ปัญหา
3. การวิเคราะห์ลำดับต่อไปก็คือ ปัญหาที่เป็นปัจจุบันนั้นเราจะทำให้มันหมดไป หรือน้อยลง โดยกำหนดวัตถุประสงค์อะไรสำหรับการดำเนินงานโครงการ
4. การวิเคราะห์อันสุดท้าย คือ ด้วยข้อจำกัดทั้งหลายที่มีอยู่ ณ ปัจจุบันเราจะเลือกทำอะไรได้บ้าง นั่นคือการวิเคราะห์ทางเลือกสำหรับการดำเนินงานในอนาคต

• กลุ่มที่สอง เราเรียกว่า การวางแผนหลักโครงการ ในการวางแผนหลักโครงการก็คือ นำข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์ที่กล่าวมาข้างต้นแล้วนั้น มากำหนดรายละเอียดสำหรับการดำเนินงานวางแผนหลักโครงการ ซึ่งแบ่งได้ 4 ขั้นตอนด้วยกัน คือ การกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการว่าจะทำอะไร เมื่อมีความชัดเจนแล้วก็กำหนดปัจจัยภายนอกที่จำเป็นต้องให้มีสำหรับที่จะสนับสนุนการดำเนินงานโครงการให้สำเร็จต่อไปในอนาคต

3. เรื่องของการกำหนดตัวชี้วัด การกำหนดตัวชี้วัด ซึ่งเป็นหัวข้อที่สำคัญ หลายๆหน่วยงานในอดีตที่ผ่านมามักจะมีการบ่น หรือพูดถึงกันว่า กำหนดตัวชี้วัดแล้วไม่สามารถจะปฏิบัติได้ กำหนดตัวชี้วัดไว้แล้วไม่สอดคล้องกับภารกิจหรือกิจกรรมที่มีอยู่ หรือกำหนดตัวชี้วัดที่ไกลเกินความเป็นจริง อย่างนี้เป็นต้น ก็จะได้มีการเรียนรู้กันว่า การกำหนดตัวชี้วัดนั้น อะไรบ้างที่เป็นองค์ประกอบสำคัญและมีความจำเป็นเหมาะสมกับแต่ละกิจกรรม

4. การกำหนดแหล่งพิสูจน์ว่า ตัวชี้วัดที่เรากำหนดไว้นั้นมันจะพิสูจน์ หรือมีความเหมาะสมได้อย่างไร จะเกิดขึ้นเมื่อไร จะเป็นปัจจัยที่จะให้เกิดความเชื่อมโยงกับกิจกรรมทั้งในระดับเดียวกัน และระดับสูงกว่า หรือระดับต่ำกว่า หรือไม่อย่างไร อันนี้ก็จะเป็นเรื่องของการกำหนดรายละเอียดของการวางแผนหลักโครงการ หัวข้อสุดท้ายสำหรับหลักสูตรนี้ คือ ในเรื่องที่จะเป็นการสรุปกระบวนการ ขั้นตอน และปัจจัยสำคัญของแต่ละเรื่องที่กล่าวมาตั้งแต่ต้น เพื่อให้เห็นภาพรวมของการวางแผนโครงการทั้งหมดว่า มันมีความเชื่อมโยง และมีปัจจัยอะไรสำคัญที่จำเป็นต้องมีอยู่ และจะต้องนำมาใช้ในขั้นตอนและกระบวนการในการวางแผนโครงการ สุดท้ายของสุดท้ายก็คือ จะมีการให้เทคนิคในเรื่องของความรู้สำหรับการประเมินและตรวจสอบ หรือทบทวนว่า การวางแผนโครงการที่ผ่านมานั้น และมีอยู่ในมือนั้น มันเป็นแผนงานโครงการที่เป็นไปตามกรอบหรือแนวทางที่เหมาะสม มีมาตรฐานสำหรับการวางแผนที่ดีหรือไม่อย่างไร มันจะเป็น Smart Design Project หรือไม่ ซึ่งทั้งหลายเหล่านี้ก็น่าจะต้องมีการพูดคุยและเรียนรู้กันในหลักสูตรฝึกอบรม