Workloading system (ส่วนหนึ่งของ CIMS)
ในธุรกิจบริการทำความสะอาด ระบบการจัดสรรปริมาณงาน (Workloading System) จะรวมถึงเรื่องของการเก็บข้อมูลพื้นที่ ประเมินและการนำเสนอการจัดวางกำลังและทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้หลักการที่มีมาตราฐาน
การจัดสรรและวางปริมาณงานที่เหมาะสมถือเป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ และในขณะเดียวกันการควบคุมการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ จะนำมาซึ่งโอกาสทางการแข่งขันที่ดีกว่า โดยส่วนมากแล้วผู้ที่มีประสบการณ์ปฏิบัติงานในอาชีพหรือทำงานในพื้นที่มาเป็นเวลานานพอ สามารถที่จะคาดเดาหรือประเมินแบบประมาณการได้เป็นอย่างดี แต่อย่างไรก็ตามการประมาณการจัดสรรปริมาณงานและทรัพยากรด้วยวิธีดังกล่าว ก็ยังถือว่าเป็นการคาดเดา แม้จะประเมินโดยผู้มีประสบการณ์ โดยทั่วไปแล้วผลลัพธ์ที่ออกมาจากผู้รู้แต่ละท่านจะไม่มีสอดคล้อง ใกล้เคียง หรือแม้กระทั่งแตกต่างกันไปอย่างมากเลย
สมาคมผู้ประกอบกิจการทำความสะอาดโลก (ISSA – The World Cleaning Industry Association) ตระหนักถึงเรื่องดังกล่าวจึงกำหนดให้ จัดทำมาตรฐานในการจัดสรรปริมาณงานสำหรับธุรกิจทำความสะอาดขึ้น ซึ่งเริ่มจากการการเก็บข้อมูลอย่างต่อเนื่องในแต่ละประเภทงาน ทำให้ทราบถึงระยะเวลาในการที่จะทำงานแต่ละประเภท ในพื้นที่ขนาดหนึ่งที่กำหนด ให้แล้วเสร็จว่าจะต้องใช้เวลาประมาณเท่าไร (ทั้งนี้พนักงานต้องได้รับการอบรมมาแล้ว สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และผลงานต้องมีคุณภาพที่ได้รับการยอมรับ
ISSA ได้จัดทำสถิติข้อมูล เป็นช่วงระยะเวลานานหลายปี และกำหนดให้สามารถนำข้อมูลดังกล่าว มาใช้เป็นแนวทางปฏิบัติในการที่จะจัดสรรปริมาณงานที่เหมาะสม ในการจัดวางชั่วโมงการทำงาน จำนวนบุคคลากร จำนวนและปริมาณทรัพยากรณ์ต่างๆ ให้สอดคล้องกับปริมาณงานจริงและก็อย่างมีมาตรฐาน
และเนื่องจากในยุคสมัยปัจจุบันนี้ที่เราสามารถเข้าถึงเทคโนโลยีได้อย่างสะดวก ISSA ร่วมกับ InfoClean จึงได้มีการพัฒนาโปรแกรมสำเร็จรูปขึ้นมาเพื่อที่จะใช้ในการประเมินงานซึ่งทำให้เกิดประสิทธิภาพและมีมาตรฐานมากขึ้น
โปรแกรมสำเร็จรูป InfoClean 2.0 Easy Workloading Software เป็นโปรแกรม ระบบการจัดสรรปริมาณงาน (Workloading System) มีวิธีการขั้นตอนมีอยู่ 4 ขั้นตอนพื้นฐาน ดังนี้
- การวัดพื้นที่ (Measuring) ในการวัดพื้นที่จะมีการวัด 2 ลักษณะ คือ 1.) วัดพื้นที่ในภาพรวม และ 2.) พื้นที่ที่สามารถทำความสะอาดได้จริงเท่านั้น หลังจากที่ทราบว่าทั้งหมดแล้ว พื้นที่ที่ทำความสะอาด เป็นพื้นที่ประเภทไหน และมีพื้นที่จำนวนเท่าไร
- พัฒนาและกำหนดกรอบงาน (Writing Scope of Work) เช่น งานที่ทำนี้เป็นงานแบบไหน เป็นดูดฝุ่น หรือว่าเป็น ม๊อบพื้น หรือว่าเป็นงานประเภทอะไร โดยรวมแล้วการพัฒนาและกำหนดกรอบงาน เป็นขั้นตอนที่ต้องการความชัดเจนมากๆ
- เปรียบเทียบเกณฑ์มาตรฐาน (Applying Standard Productivity Rate) นำเอา เกณฑ์มาตรฐานการทำความสะอาด (ISSA 612 Cleaning Times) จาก ISSA มาทดลองครอบลงบนงานที่ผ่านสองขั้นตอนข้างต้นแล้วเพื่อดูผลลัพธ์กรณีที่อิงเกณฑ์มาตรฐานแล้ว จะใช้เวลาเท่าไร ที่จะทำงานทุกประเภทให้แล้วเสร็จ ในพื้นที่ที่เราได้วัดมาแล้ว จากนั้นจะถึงขั้นตอนสุดท้ายคือ
- การนำอัตราค่าแรง เข้ามาคำนวณ (Applying Actual Wages) ซึ่งจุดนี้จะขึ้นกับ นโยบายการจ่ายค่าแรงของแต่ละที่ เมื่อนำตัวเลขต่างๆเหล่านี้เข้ามาประกอบด้วยกันแล้ว เป็นอันจบกระบวนการจัดสรรปริมาณงาน (Workloading System) ผลลัพธ์ที่ได้คือ ปริมาณงาน พร้อมกับค่าใช้จ่ายด้านแรงงานที่คาดการว่าจะเกิด
และหลังจากนี้งานการวัดและจัดสรร ปริมาณงานก็จะไม่ใช่งานเดา หรือต้องคาดหวังจากผู้มีประสบการณ์อย่างเดียวเท่านั้น ทุกท่านสามารถทำการวัดและจัดสรรปริมาณงาน (Workloading) ได้โดยไม่ยากเกินไปอีกต่อไป
